公文写作的基本规律、要求和方法
发布时间：2024-04-17
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公文运转作为一个系统，它具有一般规律，或称基本规律。公文运转的基本要素有三个：发文者、公文、受文者，这三个要素的本质联系和必然趋势制约着整个公文写作活动，构成了公文写作的基本规律。主要有三大规律：一是“强制与自觉统一律”——反映了公文应强制执行的特性与受文者自觉行为之间的本质联系；二是“速成与制作统一律”——反映了公文写作的特殊要求与特殊方式之间的运行规律；三是“行文者与执笔者统一律”——反映了公文的两个作者的行为关系的必然要求。公文写作的基本规律是普通写作的基本规律在公文领域的特殊表现。为了突出实用性，这里重点阐述如何运用规律的问题，至于规律本身重在提出命题，阐述则点到为止，以留下广阔的空间和大家共同思考。
一、强制与自觉统一律与优化公文的“三查”促“三性”如同商品生产必须适销对路一样，文章写作必须适应读者需要，公文也不例外。因此，研究公文写作必须以研究受文者为起点。公文行文目标能否实现，取决于受文者执行公文的自觉程度，它指导和制约着公文写作的全过程。因而，我们首先要研究公文与受文者的关系。在一般文章面前，读不读?用不用?受不受影响?都由读者自己决定。公文则不同，受文者必须读、必须用、必须受影响。然而人是有思想的，只能说服，不能压服，压而不服。怎样使受文者自觉地接受和运用公文呢?这就必须实现强制和自觉的统一， 这是公文写作必须遵循的第一条基本规律。俗话说，公文是衙门专用文字型工具。的确，公文历来是机关行使职权，即施政的基本武器之一，公文赖以生存的基础就是“机关公务管理活动”。离开了它，就没有公文本身。苗枫林的《中国公文学》说：“公文程式，是一个领导机关或属于一定职守的人员在规定的权限内表达意志，而这种意志一经表达，即发生权力关系。”公文体式构成一旦具体化，制文者与受文者之间的职权领属关系就体现出来了。如命令，体现了发令者与受令者之间的主从关系；请示，体现了请示者与受请者之间的从主关系；平行文也是职权平行的机关之间的相互联系， 同样离不开施政两字。公文的作者必须是法定的有权施政的组织或个人；读者既随公文确定了范围，又必定是接受施政的法定的组织或个人。公文运行的本质就是职权运行，即施政的一种形式。列宁说过，政治的核心是国家权力，作为行使职权的基本工具——公文，必然具有鲜明的政治性。一切公文都具有法规的强制力和行政的约束力，而公文的法定权威性是靠国家的强制力保证实现的。但在事实上，许多公文常常成为一纸空文。这是为什么呢?笔者先后研究了近千篇落实不好的公文，发现原因是多方面的，如仅从公文本身说，主要是这些公文缺乏正确性、实用性和可行性，受文者难以实行。由此可见，要使受文者自觉地执行公文，就必须提高公文的质量，全面优化其正确性、实用性和可行性。从笔者调查的三百多个公文工作搞得比较好的单位的经验看，提高公文的政策水平，即科学性是确保公文正确性、实用性和可行性的基础和核心。怎样提高公文的政策水平呢?首先，要坚持“五要三体现”。制作公文是一项严肃的政治任务，必须以对党和国家高度负责的态度制作公文，用公文的科学性来维护领导机关的信誉和权威。一要做好五项工作：①要切实弄懂弄通党的路线方针政策；②要深入了解基层的实际情况；③要全面研究历史的经验教训；④要科学预测可能发生的问题；⑤要认真对照兄弟单位的同类文件。就是要上下前后左右全方位地掌握信息，研究问题，进而决定政策。二要坚持三条标准。公文中提出的意见、办法必须正确地体现党的方针政策；必须正确地体现领导集体和首长的意图；必须正确地体现最大多数群众的愿望。总而言之，要符合实际，决不能随心所欲地自作主张。公文的科学性要靠马克思主义作指导，这就要求公文制作者自觉地学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，不断地提高思想理论水平，从根本上提高公文的思想性和政策水平。其次，要坚持“三查四清”。对公文必须进行严格的核查，确保正确无误， 万无一失。主要是进行以下三个方面的系统检查和过细修改。一要查政策界限是否正确。每件公文规定要做什么，不要做什么，应当怎么做，不应当怎么做，政策界限必须正确。否则，在执行中必然会产生许多偏差。因此，要注意查清下列四个问题：①有无该规定的政策而没有规定的地方；②有无该划的界限而没划清的情况；③有无政策界限规定得过死或过宽，繁锁或笼统等问题；④有无内外不分，上下无别，“一刀切”、“一锅煮”等现象。还要重视核查“工作交待”是否明确。工作交待是政策和要求的细则化、具体化，要坚决纠正交待不明确的现象。凡请示的文件，均须写明情况和自己的要求及意见， 并写明希望何机关或何人何时答复何项问题。凡指示的文件，对下级的要求，亦应规定明确。例如应由何机关如何办理，在何时报告办理情况等。二要查措施办法是否可行。文件中提出实现目标的措施和解决问题的方法必须切实可行，否则就可能成为一纸空文，达不到行文之目的。因此，对措施、方法要注意查清下列四个问题；①理论依据是否充分；②与群众的觉悟程度和客观条件是否符合；③在行文范围内是否有普遍指导意义；④重点是否突出。三要查方方面面有无抵触。主要是查清下列四个问题，保证政策要求做到上下、左右、今昔、前后协调一致：①上下协调一致，就是进行纵向核对，同中央、上级已经发布的方针、政策、决定、规定等是否保持一致，不一致的必须改过来。②左右协调一致，就是进行横向核对，即同平行机关、同级机关的有关规定、办法进行核对，是否保持一致，是否需要商榷协调，是否需要说明有关政策规定的适应范围。③今昔协调一致，就是把本文规定的东西，同过去本单位、本机关已有的有关政策规定进行核对，是否有矛盾，如有不一致的地方，要么修改本文、要么声明废止以前的规定，不能模棱两可。④前后协调一致，就是进行自身核对， 在文稿的标题和内容、观点和材料、段落和段落、条款与条款之间进行核对，看是否有自相矛盾、互相抵触的地方。抓住了以上三个主要环节，确实查清了十二个要点，就能较好地保持政策和要求的合法性、合理性、协调性、连续性和可靠性，从而保证公文的权威性及可行性，也就能推动受文者自觉地按公文要求行动，强制就变成了自觉，公文确定的目标就能全面实现。二、速成与制作统一律与一稿成文的“三法”及“三诀”我们常常为许多“笔杆子”不怕失败的精神所折服，为他们的第一百篇报道稿见报、修改了数十遍写了一辈子的书稿出版而庆贺。写作公文是否也允许这样呢?不行!写作公文必须正确快速，最好一挥而就一稿成功，一般不允许失败。公文的写作是为了解决问题的，问题的解决往往必须在一定的时间内进行，机不可失，时不再来，一旦错过时机，再发公文就没有意义了。因而公文必须速成、速呈、速发，否则就会耽误战斗、工作和生产，造成损失，在政治上带来不良影响。因而，速成是公文写作的基本要求之一。而模式制作正是实现公文速成的基本途径，速成与制作统一律是公文的写作要求和写作方式的有机统一，是公文写作的又一条基本规律。公文写作基本上是一种制作。人类的写作活动大致可以分为三类：创作、写作和制作。在日常生活中和许多有关写作的书籍中，人们习惯采用这样几种说法：文艺创作、新闻写作和公文制作。这是很有道理的。第一种活动式样是创作。主要是创造源于生活、高于生活的艺术典型、创立揭示事物本质、阐述事物规律的理论，也就是文艺作品和理论著作的创作。第二种活动式样是写作。其主要任务是把客观事物和社会现象正确地用文字描述出来。比如消息、通讯等新闻作品的写作。新闻作品也需要内容新近、形式新颖、语言新鲜，有的新闻作品还需要采用一定的文学手段，也需要一定的创造性思维，但它同文艺作品和学术专著的写作特点相比，其创造性的“含金量”要低得多。因此很少有人用“新闻创作”这一概念。第三种活动式样是制作。其主要任务是按照规定的目的、内容和体裁来制作文书，它以机关公文和日常应用文的写作为主。公文和日常应用文的写作当然也需要创新，但对创新的程度没有严格的要求，更多的则是要求作者按照已规定的文种规范地、条理清楚地把必须交待的问题写清楚。在日常工作和有关书籍中没有人采用“文书创作”这一概念，而代之以“公文制作”、“文书制作”等说法， 正体现了人们对这类文章写作方式的正确认识和概括。按照规定的模式写作文书是公文写作被称为制作的直接原因，就文学和新闻作品来讲，只要有利于主题的表达，作者可以采用各种各样的结构模式和表达手段，不拘形式地纵笔挥洒。就学术著作而言，只要有利于学术观点的论证和阐述， 作者就应该跳出俗套，创造性地采用各种各样的文章式样和论证方法，尽力施为。文艺学术和新闻作品的写作，就形式而言，其最高境界是“有法”而“无法、“有体”而“无体”。即表达既有一定之体，又不拘泥于一成不变之体；有一定之法， 又不拘泥于一成不变之法。有法寓于“无法”之中，有体寓于“无体”之中，其创新的天地可谓大矣。而公文写作则不然。怎样制作标题，如何开头，怎样结尾， 如何署名，都有规定的模式。即使是主体部分，需要写什么内容，采用何种结构， 运用何种表达方式等等，也都有一定的规范，否则就不是机关公文了。认真学习《公文条例》，掌握各种公文的制作模式。中共中央办公厅、国务院办公厅和中央军委办公厅相继发布了《中国共产党各级领导机关文件处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《中国人民解放军机关公文处理条例》。这些文件是我们制作公文的基本依据，必须认真学习，其中的主要规定必须熟记在心。案头应该放着这些文件，每当制作公文时都应自觉用它来规范。如我军机关公文共有xx种，可以分为各具特色的四大类。报请性公文(上行文)——报告、请示。指挥性公文(下行文)——命令、通令、决定、指示、批复。告知性公文(下行文)——通知、通报、通告、布告、会议纪要。商复性公文(平行文)——函。这xx种公文有各自的用途、式样和制作模式，对此，条例和办法都作了十分明确的规定和说明，我们要认真学习，深刻领会，真正掌握各种文体的制作模式。公文的语言也有十分严格的规范。上行文、下行文和平行文均有不同的语言、语调和礼貌用语，不能混淆。即使同是下行文，指挥性公文和告知性公文的用语也有严格的区别，这就要求我们不仅要掌握好不同类型公文的结构模式和内容模式，而且要掌握好语言模式。一是“照葫芦画瓢”。其基本特点是写什么种类公文像什么公文，想说什么内容能写清楚什么内容。这是最基本的，可称之为“普及型”。二是“照猫画虎”。照猫画出一只虎，需要一定的创造。其基本要求是花较短的时间，选择恰当的文种，用精炼准确的语言表达行文内容，它可称之为“行家型”。三是“从心所欲不逾矩”。能运用规定的文种创造性地制作出超凡脱俗的公文，可称之为“专家型”。毛泽东同志是专家型的典范。如他于xxxx年xx月xx日写的《中华人民共和国国防部命令》等公文，就是举世公认的出自专家之手的范文。对于初学公文写作的同志来说，首先要达到普及型水平。长期的实践表明， 这个层次的公文写作方法主要下列几种。x．“填词法”。许多常用公文，如干部任职、免职、晋升军衔的命令，记功授奖的通令以及事务性通知等等，格式和要素固定，只要填进所要表达的新内容就行。这种写法我们姑且称之为“填词法”。例如会议通知，一般由何名称、何议题、在何时何地召开、何人参加、何时报到、与会者作何准备、何机关及何时发出通知等要素组成。只要在这几个“何”字的位置填上相应内容，通知就制作完毕了。x．“仿写法”。仿者，效法也。即仿照同种类公文去写作。接受公文写作任务后，可以把上级、同级和下级的同类公文找出来，仔细看一看怎么称呼，怎么开头，如何结尾，怎样选材，怎样叙述。倘若找到同样内容的公文那就更好了。其指导思想、体裁结构、表达方法等等差不多，只要结合本单位的情况，贯彻领导的意图，突出本单位的特点、重点、要点和需要攻克的主要弱点，加以变化即可。x．“听写法”。它是公文写作的一种常用方法，是由党委和机关有关人员讨论，或由首长口授，由执笔者记录整理成公文的写作方法。听写法要求作者具备很强的快速吸收和理解信息的能力、快速准确的书写能力、扎实的理论功底和对所在单位实际工作的深入了解，并且要充分理解党委和首长基本的工作思路以及一定时期内的工作重点。只有这样，在听写时才能恰到好处地抓到要点，恰如其分地反映党委和首长的基本意图及主要决心。一步到位，一稿成功是公文写作的基本要求之一。实践证明，“三诀九全” 速成写作的路子是切实可行的。第一，材料准备要诀——三找全。巧妇难为无米之炊。公文写作成败的关键在于有无丰富的写作材料和参考资料。抓材料要在“全”字上下功夫。一是要找全需要运用和参考的有关内容方面的资料。不但要有面上的情况，而且要有点上的事例；不但要有正面的事例，而且要有反面事例；不但要有典型材料，而且要有概括材料；不但要有新近的事实，而且要有历史的事实；不但要有上头的精神， 而且要有下面的反映；不但要有本单位的情况，而且要有左邻右舍的动态。全方位地掌握了资料后，思想观点就会客观正确，方法步骤就会切实可行，写作起来便游刃自如，公文也就丰满充实。二是要找全需要参考的有关表达方式方面的公文。既要找上级的同类公文，也要找下级报来的相关文书；既要找同一文体的公文，也要参考相关文体的公文；既要找近期的同类公文，也要参考过去的有关文件；既要找直接领导机关来的公文，也要查阅更高级和最高级机关的公文。三是要找全行文首长或机关以前用过的同类公文。尤其要找全他们认为的得意之作。这对理解领导意图，了解领导个性及其对公文的具体要求好处极大。第二，写作纲目要诀——四确定。写作提纲要三全，即总体设想全、开头结尾全、段落层次全，不能缺胳膊少腿。在确定公文框架时，把可能遇到的困难、可能发生的矛盾想得全一点，思考得细一点。对于一些拿不准的问题，要向有关人员请教，同有关方面研究。写作提纲至少要解决好下列问题：①中心论点和写作思路要基本确定；②总体结构和主要层次要基本确定；③开头结尾和论证顺序要基本确定；④主要材料和骨干事例的使用要基本确定。这四个方面确定后，要合起来统一思考，进行总体的调整。剩下的就是文字工作了。第三，撰写初稿要诀——五不停。写作公文初稿要全力以赴、全神贯注、全身投入。努力排除一切干扰，坚持做到动笔后不停笔，一气呵成把公文写成。① 遇到难点不停笔解决，“跳过去”继续往下写。②发现疑问不停笔核对，在旁边画个“?”继续往下写。③缺少材料不停笔收集寻找，“空几行”继续往下写。④有人来访不停笔待客，“打个招呼”继续往下写。⑤来了新任务不停笔领受， 用婉转的语言讲清情况，争取谅解，继续往下写。以保证思维的连续性，保证全部时间和精力都用以写作。待“毛坯”打出来后，再回过头来“填空”和解疑。这样做不但可以提高写作的速度，而且能培养适应公文写作需要的快手作风。三、双重作者统一律与努力达到“三清楚”和“三共识”公文一般有两个作者：一个是法定行文者，另一个是实际执笔者。公文大多是遵照组织的决定或领导机关的指示来写的。即使是有关领导亲手拿笔起草自己署名的命令、通令，也是在履行岗位责任，必须按照党委或有关会议的决定来写。公文写作是“代言”而不是“自言”。写作公文不是个人表情达意，而是代表组织发号施令、指导工作和沟通信息，因而执笔者必须忠实地按照组织和领导的决定，即行文者的意图来思考问题、研究问题和解决问题，必须把个人的思维调整到组织或首长的思维轨道，用集体或他人的思维来主导写作。未经组织同意，一般不允许加进执笔者的思想观点和感情色彩，更不允许任意发挥。这就决定了公文写作成败的首要一环——双重作者的协调一致。执笔者正确的领命——把行文者的意图完全搞清楚，这是两个作者协调一致的基础；执笔者和行文者共同研究形成共识，这是两个作者协调一致的关键。其次，两个作者必须在下列三个问题上形成共识：x．在行文宗旨和要点重点等根本性问题上形成共识。有些根本性的东西，诸如行文宗旨、中心思想等必须由行文者来定，如果行文者只有个轮廓，这就要求两个作者展开讨论，以去粗取精，去伪存真，理清思路，明确观点。在实际工作中，有时出现成文后，因行文者不同意而返工的情况， 究其主要原因，就是两个作者研究过于简单。为此，作为执笔者在接受任务时应注意这样几点：一是列表请示，防止漏项。把上述两大项x个问题逐一列出，对领导交待明确的，就迅速写上；对不太清晰的，就深入请教、请示，直到弄清为止。二是抓住重点，记下要点。这主要是指必须形成共识的三个问题，要问得深点、细点，尽量把领导交待的基本观点和主要要求记下来。三是领受任务与请求提供有关参考材料相结合。决定制发公文的机关负责人和首长，在形成意图时大都阅读过有关文件，了解了有关情况。在一般情况下， 领导者了解信息的层次高、数量大，接触的文件多、思路开阔。请他们提示要参考的文件特别重要。一方面可以深刻理解上头精神和全面了解下面情况，另一方面可与领导同步思维，使写出来的公文更符合领导的要求，从根本上实现双重作者的协调一致。
