档案管理基本知识
发布时间：2024-10-21
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一、干部人事档案管理流程和环节
干部人事档案管理的基本流程分十一个步骤，具体如下：
1.建立
人事档案首先要建立，那么你先要弄清楚单位有多少个人头。尤其是从无到有建立档案室的，需要采购档案用品，这些用品既多又杂，你得有初步的材料清单和预算。还有从学校来的，从其他单位转来的，我们都需要先把他们的档案建立起来。
2.接收
接收从其他单位转来的档案，其他的一些散碎材料等等。
3.收集
不论是新建立的档案还是接收的档案，不太齐全的东西，要进一步收集。
4.鉴别
档案的真实性，准确性，规范性进行一些严格的检查，比如没有盖章的要补盖章，没有签字的要补签字。有些东西需不需要归档，有不有价值，都要进行鉴别。
5.整理
首先，档案从头到尾要进行十大类的分类（这个后续课程会教你们怎么分类），有些材料需要随时增加，比如考核材料，工资移动材料，入党材料等等，对一些不规范的材料要进行区分，登记。需要对档案进行全部整理。
6.审核
档案专项审核（三龄两历一身份的确认），从2006年以来组织过很多次 ，2014年是一次很大规模的专项审核（核心目的，防止带病提拔），2014年至2018年主要审查机关单位（公务员）。从2018年开始，进行全覆盖，事业单位和国企都要审查。
7.归档
比如专、升、审的一些材料要及时归档。
8.保管
档案库房和机构中，加强管理，实体的安全（纸质），信息的安全。
9.转递
人才，人员流动，流进流出的档案转递。
10.提供利用
日常的，比如领导班子开会，选拔人员要提供档案，对外，比如办理纪检案件等，比如当劳模等，需要提供档案。都有些严格要求，不是随便谁都可以查阅。
11.档案数字化
将纸质档案数字化，其原始的纸质档案需要更好的保管。并不是数字化后，纸质档案就不要了，这个是误解。
二、档案管理的十一个严禁
国家档案是可以公开的，但是干部人事档案属于机密材料，不容许公开。因为干部人事档案会涉及一些国家秘密，商业秘密，个人隐私。（二）严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料；（四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理档案造假问题；（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；（十一）严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容。不论你在机关单位，事业单位，还是国有企业从事档案管理工作的人员，必须严格遵守上述条款。尤其组织部门和人社部门的人员，由于其在带编人员的提拔，调动中的重要审档作用，更加要恪守上述原则。
三、干部人事档案目录的编制
目录是查阅档案的索引，要认真录入，目录置于每卷之首。制作档案目录，前提就得先学会档案材料分类，按政策要求，档案所有材料分成十个类别。其中第四类和第九类又可以分多个小项，不同单位，可以根据需求增减小项。
（一）履历类材料。像《干部履历表》《职工履历表》等材料。（三）考核鉴定类材料：像单位年度考核表，见习期（试用期）考核鉴定表，各类专项考核表，在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。（五）政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。。（六）党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。（七）表彰奖励类材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。（八）违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。（九）工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。（十）其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。一些刚入行的人员，要注意一下，每一个类别下面，要留有空白的行数，可以根据档案材料的多少，在不同类别下面留下适合的空行数。因为后期可能增加档案材料，如果没有预留空行，没有办法添加目录信息，那么档案目录就得重新做。
四、人事档案材料的排序
排序是指对各类材料进行排列顺序和标号的工作，这个是很多档案管理新手很迷惑的一项工作，在人事档案材料进行十个类别的归类后，每个类别里面材料按什么规律前后排放呢？下面就教大家两个放之四海皆准的法则。适用于这种方法排列的有第一类，第二类，第三类，第四类，第七类，第九类，第十类。注意：第四类（学历材料，职称材料，科研材料，培训材料）第九类（工资材料，任免材料，出国材料，代办会议材料）这两类档案材料可以先分小类，每小类材料再按形成材料的时间顺序排列。按内在逻辑和内容的重要程度进行排列的方法，适用于第五类，第六类，第八类比如第五类（政审，审计和审核类材料），如更改姓名的材料，上级批复在前，本人申请取证材料在后。入团志愿书在前，入团申请书，退团材料在后，入党志愿书在前，入党申请书，转正申请书，考察材料，党员登记表等在后。处分材料的排列顺序是：上级批复，结论或处分决定在前，本人对处分决定的意见，调查报告，本人检查或交代材料等在后。人事档案的分类，排序，装订，属于一看就会，一做就废！如果你想成为一名合格的档案管理员，就必须先好好搞明白档案十个类别材料的分类和排序。这个是非常基础的工作，但却是很重要的基本知识点。这里温馨提示一下：开课后，很多人加我v请教问题，但因工作繁忙，实在无法一一作答，请见谅，认真看我的课程基本上能解决问题。
五、干部人事档案如何编制档案号？
随机给一个档案号：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001，你能明白其中包含的信息吗?作为一个档案管理工作者，如果看到一个档案号，看不懂其中的含义，那就贻笑大方了。
1.归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、 简单性原则。2.档号的结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。 a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用 4 位数字或者字母与数字的结合标识，按照 DA/T 13-1994 编制。上述Z109就是全宗号。很多人不理解全宗号到底是个什么东东，去哪里找？其实我们可以这样直接理解：当一个单位向档案馆移交过档案后，档案馆根据相关规则给予移交单位唯一的一个代码，此后该单位不论哪一种类别的档案都是这一全宗号。没有向档案馆移交过档案的单位没有全宗号。b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2 位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为 文件形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。 干部人事档案都属于文书档案，这次培训课程主要讲人事档案，所以其他类别的档案我们就不详细讲了，下面我就列举一部分档案门类和代码。文书档案（WS）、科技档案（KJ）、会计档案（KU）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网站信息（WZ）、社交媒体（MT）、实物（SW）。c）保管期限：保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。这个应该很容易理解，我就不多讲了。d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代 码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。再举几个其他例子：党委办公室（DWB）、组织部（ZZB）、统战部（TZB）、武装部（WZB）、机关党委（JGD）、人事处（RSC）、财务处（CWC）、审计处（SJC）等等。e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4 位阿拉伯数字标识， 不足 4 位的，前面用“0”补足，如“0026”。说白了，就是个流水号，这里就不多赘述。
六、干部人事档案如何编页
根据国家档案局2015年颁发的《归档文件整理规则》上的要求，档案编页应遵守以下三点规则：（2）页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。（3）文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。1.编页要铅笔，为什么要用铅笔写，如果用打码机，万一多翻一页，就顺序全错了，这个时候用修改液等去涂改，会破坏原纸质档案材料。所以用铅笔，方便修改。2.正反面算两页（正面是一页，反面也算一页），都需要编码。4.如果单位用废纸打印的（反页是废纸），一定要划一下，从上到下，或者斜角划一下，证明是废页，而且不需要编页码。如果不划掉，档案数字化后，别人是看不明白的。这个是文书档案的编页规则，那么人事档案应该如何编页码呢？有什么不同？
干部人事档案编页最大的不同，就是一份完整的材料只编一个页码（不是每页都编号），比如图一的大学毕业生登记表，是一本，有四五页，那么我们只需要在封面整体编一个页码就行，内页不需要编制页码。由于干部人事档案的第四类和第九类中又细分几个小项，所以这两个类材料的编页一般三位，如上图一的4-1-5（第一位数4代表档案的第四类，第二位数1代表第四类里面的第一小类，第三位数5代表在这个小类里面的第五份材料），其他类别的编页号只有两位，如上图二的3-2，3代表第三类（鉴定考察类材料），2代表鉴定考察类材料里面的第二份材料。
七、哪些情形可以认定为干部人事档案造假！
经常有很多同学问我，档案材料有填错的情形，会不会被认定为档案造假。比如在填写档案资料的时候，把父母名字写错了、出生日期填错了、参加工作时间填错了、高三复读经历没有填写、入学时间填错了、填写工作履历的时候，填的时间与实际工作时间有出入、填写档案资料的时候，某个字（或者信息）写错了，直接涂改（划掉）后重写了等等，这个是否属于档案造假，被单位查出来会不会被开除。在考公考编政审阶段会不会被直接刷掉等等。在实际档案管理工作中，政策明确认定为干部人事档案造假的有如下十一类：(一)篡改、伪造出生时间、参加工作时间、入党时间、学习经历、工作履历、民族成份等信息的;(二)篡改、伪造公务员(干部)、企事业单位人员身份等材料的;(四)篡改、伪造评(聘)专业技术职称(职务)等材料的;(五)篡改、伪造加入中国共产党或者民主党派等材料;(六)篡改、伪造党代会代表、人大代表、政协委员等材料;(七)篡改、伪造录(聘)用、招工、入伍、转业安置、工资待遇等材料的;(八)篡改、伪造考核、考察、任免、鉴定、政审等材料的;(十一)冒用、顶替他人身份等材料，在入学、入伍、招工招录等方面谋取不正当利益的;其实档案问题很多很杂，并不会一出错就认定为造假。这有一个识别鉴定的过程。另外，即使怀疑篡改，伪造材料，通常也会先找你谈话，调查清楚之后再下结论，并且很多时候需要单位召开党组会议来定性。只要是不踩踏红线，通常会给你时间和空间去补办相关证明材料，给你一个自证的机会。很多同学在填写出生日期的时候，这个档案材料上填的阴历，那个档案材料上填的阳历。还有些人由于马大哈，确实把出生日期填错了，纯属笔误。有些人是中途有过改大或者改小年龄的情况，导致档案出生日期和身份证，户口本不一致。还有些人是为了读书，入伍，招工等，故意改大或者改小年龄。像这类出生日期有问题的，我们通常会先通知到本人，然后让其提供原始的户籍底册或者出生证明来证实其真实的出生年月日。如果确实是阴阳历换算或者填错的情形，通常不会影响政审，调动，提拔。但是如果有不当得利的情况，如改大年龄入学，入伍，招工等，那就会先终止不当得利，再根据具体情况，单位再给出相应的结论（这个不可控，事情可大可小）。还有些踩踏红线的，比如为了高考移民，学籍顶替更改年龄的，体制内基本上就没有前途可言了。个人无法查阅干部人事档案，只有设有党委（含独立总支）的单位才能申请查阅干部人事档案。未设党委（含独立总支）的单位，如需要了解存档人员人事档案信息，可申请由档案管理服务机构代为查阅或出具相关人事证明。实际工作中，各地和各级单位都会设立一些各自的政策，通常只会比上述基本要求更加严格。比如一些城市，明确在市人社局管理的干部人事档案，只容许市直机关及其事业单位因工作需要向市人社局提出查借阅申请，其他单位一律不容许查阅。党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员的人事档案。（一）查阅单位如实填写干部人事档案查阅审批材料（干部人事档案查阅审批表），按照程序报单位负责同志审批签字并加盖公章；（二）查阅档案应当2人以上，并且其中至少有两名中共党员；（三）干部人事档案管理机构应当按照程序审批；也就是说，对方单位工作人员持红头文件过来查阅某人的人事档案，并不代表档案管理单位就必须配合。得先通过档案管理单位的审批签字，方可查阅。特别是对单位领导的人事档案查阅，通常需要单位党委分管领导同意，同意后通常由本单位档案管理人员代查。而不是直接把档案给予对方单位过来的人员查阅（当然，查阅人事档案的情形有很多，不同情形，不同处理方式）。（四）在规定时限内查阅。查阅人事档案通常就一两个小时。这里多一句嘴，说一个考公考编政审的问题，由于时间比较仓促，政审组在现场查阅档案资料的时候，很可能一些档案问题没有及时发现，比如高考移民，学历套读等等，那么小部分运气好的人员，会顺利通过政审。根据2018年颁发的《干部人事档案工作条例》的规定，以下情况可以申请查阅干部人事档案。（二）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、公务员登记备案、退（离）休、社会保险、治丧等；（四）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；（五）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；（六）干部日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。复制、摘录的档案材料，应当按照有关要求管理和使用。说句题外话，制度是死的，人是活的，所以我第二节课为什么讲人事档案管理的十一个严禁！按政策个人无法查阅干部人事档案，但档案管理人员总有亲朋戚友，总有关系较好的同事同学，在他们提拔，调动，调任，转递，专审等关键时刻，私下透露干部人事档案关键信息甚至私下拍摄和复印部分材料的情况，屡见不鲜！
九、干部人事档案专项审核中几个重点疑难问题的解答！
很多体制内的朋友，在单位进行档案专项审核的时候，查出了不少问题。今天针对档案专项审核中，对大家遇到的一些典型疑难问题进行解答。其实从2006年开始，就进行过几次档案专项审核，由于一些历史原因，规模和深度都有限，效果也很有限。懂行的就知道，在2014年前，部分机关事业单位，国有企业职工没有档案也能进去，并且能提拔和调动，可见档案管理之混乱。真正意义上的干部人事档案专项审核源于2014年，由党中央部署。审核内容：三龄两历一身份（工龄、年龄、党龄；履历、学历；干部身份）。必填表格：干部任免审批表（在左上角有一行小字：全国干部人事档案专项审核工作专用）。审查时间逻辑线：2014年-2018年主要审查机关单位，2018年开始进行全覆盖，事业单位和国有企业都要审查。
下面就很多体制内的或者正在考体制内的朋友咨询最多的几个问题进行解答！这个是必然的，公务员入职后档案会调往组织部，事业编入职后档案调往人力资源和社会保障局。这两个档案管理部门收到档案后，第一件事情就是整理档案和进行档案专项审核。为什么大家会关心这个问题，是因为部分考生在政审阶段，由于政审组的疏忽，部分问题没有审查出来，导致顺利通过政审。比如高考移民，学历套读，学历重叠，双重户口等等，那么就非常担心入职后在进行档案专项审查的时候把问题查出来，然后被取消录（聘）用。这里可以明确告诉大家，在进行档案专项审核的时候，之前政审没有审出来的问题，这次都会查出来。但是幸运的一点是，在这个时候，大概率不会开除。今天就不深入解说，后期课程给大家详细讲。（2）已经做过档案专项审核，在提拔和调动的时候，还会进行档案专项审核吗？体制内“凡提必审，凡调必审，凡转必审”，所以在调动和提拔的时候，必然会审查档案。会不会重新进行档案专项审查，通常按此规律。假如你提拔的时候，档案的管理单位变动了，那么就会进行档案专项审查。假如提拔的时候，档案管理单位并未变更，那么通常不会再做档案专项审查。举个例子，你之前是事业单位的副科级干部（管八），现在提拔到正科级干部（管七）。假如你所在的单位，正科就成为当地的直管干部，那么这个时候，你的组织人事关系，任免，档案管理单位就由人社部门变更到了组织部，这个时候组织部肯定会进行档案专项审核，假如审查出之前没有查出的问题，或者与人社部门对同一问题有不同的文件依据和认定，那么组织部门不会认可之前人社部门专项审核的结论。那么你的提拔可能就会被冻结。很多事情比较敏感，这里不做过多解释！同理，事业编调任公务员的时候，也会面临上述同样的问题。
十、提拔，调任时因档案问题导致冻结人事关系的情形
不少体制内的朋友在提拔，调动，调任的时候，由于档案存在一些问题，导致人事关系被冻结。例如学历问题，入党问题，年龄问题，干部身份问题，入口材料不齐全等等。今天把这些问题都展示出来，看你中了哪一个？一、学历问题是档案审查过程当中出问题最多的一类，我们一一列举。1.高考移民：在内蒙，新疆，青海，黑龙江等省份通过非正常手段参加高考，享受当地招生政策的红利。2.学历套读：在低一级学历没有取得毕业证之前，报名更高层次的学历，比如函授大专未毕业，就报考网络教育本科。3.学历倒置：这个通常是虚构前置学历报考大专或者本科学历，比如只有初中学历，通过虚构一个中专或者高中学历来获取大专的报名资格。在取得大专学历后，又重新修一个中专学历。4.学历重叠：两个层级的学历，学习时间有重叠的现象。6.学历造假：这个主要发生在2002年以前，因为那个时候的学历信息并没有入学信网。以上六类学历问题，只要被审查出其中一样，你的提拔就会被冻结。二、干部身份问题是提拔和调任的时候，出问题最多的一类，尤其事业单位调任公务员和事业单位提拔到直管干部层级的时候。4.填了干部履历表和干部任免审批表的人员是否算干部身份。5.以工转干的人员，缺少吸收录用干部审批表的是否算干部身份。6.事业单位从工勤岗转岗管理或者专技的人员是否具备干部身份。三、入党出问题最多的是异地入党（入党申请人应当向工作、学习所在单位党组织提出入党申请，没有工作、学习单位或工作、学习单位未建立党组织的，应当向居住地党组织提出入党申请。）举个例子：一些家长认为入党可以增加政治资本，在孩子读大学期间，通过资源在老家顺利入党。这个就是典型的异地入党。不论你报考的是党员岗位，还是非党员岗位，一旦查出来，就无法通过政审，无法通过专项审查。四、进入体制内的入口有问题，这个情况太复杂的，我讲几个典型的问题。1:以工代干，以工转干：在2001年以前，通过这个方式可以轻松进入体制内。但是由于特定的历史原因，很多人的学历和身份有弄虚作假的情况。2:事业单位入口问题：2005年以后，进入事业单位都需要通过公开招考，但是依然有很多人，通过家里的资源，在没有考试的情况下，进入事业单位并且取得编制。这类情况会导致他们的人事档案里面缺材料，比如事业单位录用审批表。可能有人会钻牛角尖，说人才引进和退役军人安置不需要考试。这个属于另外一个问题，我们今天不探讨。3.由于审核不严，学历没有达到公开招考要求的，或者通过虚假学历取得报名资格，并且顺利进入体制内的。五、年龄问题：一些人为了读书，入伍，招工等等，故意改大或者改小年龄。还有部分人员因为双重户籍，导致档案年龄和身份证、户口本不一致。
